De fiets van de zaak, het kerstpakket, de bedrijfsfitness, de bedrijfslunches, een laptop, een smartphone, het personeelsuitje, het zijn maar een paar van de vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen die werkgevers aanbieden aan werknemers. Op 1 januari 2015 veranderen de fiscale spelregels hiervoor. Vanaf dat moment is de Werkkostenregeling verplicht.

Administratie aanpassen

Overigens is deze regeling niet nieuw. Vanaf 2011 hadden werkgevers de keuze tussen de Werkkostenregeling en de regeling 'vrije vergoedingen en verstrekkingen'. Met ingang van 1 januari 2015 bestaat deze keuzemogelijkheid niet meer en krijgt elke werkgever te maken met de Werkkostenregeling. De werkgevers die al eerder kozen voor de Werkkostenregeling krijgen met een paar veranderingen te maken (zie kader). Degenen die tot nu toe gebruik maakten van de regelingvrije vergoedingen en verstrekkingen' doen er verstandig aan om tijdig in kaart te brengen wat ze precies vergoeden, welke afspraken hiervoor gelden en als het nodig is hun administratie aan te passen.

Wat is loon?

Bij de Werkkostenregeling gaat het om loon. Dit kan zowel geld zijn als loon in natura. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon behoort. Loon is alles wat de werknemer op basis van zijn dienstbetrekking ontvangt. Niet alleen het loon, maar ook de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever niet ter beloning geeft.

Intermediaire kosten – de werknemer koopt iets voor het bedrijf en u betaalt het bedrag terug dat de werknemer heeft voorgeschoten – zijn bijvoorbeeld geen loon. Deze kosten vallen niet onder de Werkkostenregeling. Daarnaast zijn er vormen van loon waarvoor een gerichte vrijstelling bestaat. Dit zijn onder andere studie- en opleidingskosten of de kosten voor woonwerkverkeer. Aan gerichte vrijstellingen zijn voorwaarden verbonden. Gerichte vrijstellingen komen niet ten laste van de vrije ruimte. Ook zijn er vormen van loon in natura waarvoor een nihilwaardering geldt. Voorbeelden hiervan zijn fitness op de werkplek, de vaste computer op de werkplek en onder bepaalde voorwaarden bedrijfskleding. De nihilwaardering geldt voor vrijwel alles wat een werkgever op de werkplek ter beschikking stelt. Als er een nihilwaardering geldt, komt deze ook niet ten laste van de vrije ruimte.

Eindheffing

In de Werkkostenregeling kunnen werkgevers maximaal 1,2 procent van het fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Deze 1,2 procent is de vrije ruimte. Werkgevers moeten deze vergoedingen en verstrekkingen wel in hun administratie opnemen als eindheffingsloon. Hiervoor geldt de gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen en verstrekkingen die niet worden aangemerkt als eindheffingsloon gelden als ‘gewoon’ loon, waarover de werknemer belasting betaalt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80 procent. Daarom is het zo belangrijk om alle vergoedingen en verstrekkingen tijdig in kaart te brengen en te gaan werken volgens de regels van de Werkkostenregeling.

Zó stapt u over op de Werkkostenregeling:

Stap 1: Weet hoe de werkkostenregeling werkt.
Stap 2: Zet uw arbeidsvoorwaarden op een rij.
Stap 3: Bepaal wat de werkkostenregeling betekent voor uw arbeidsvoorwaarden.
Stap 4: Pas uw arbeidsvoorwaarden aan.
Stap 5: Pas uw administratie aan.
Stap 6: Bepaal of de vergoedingen en verstrekkingen loon zijn.
Stap 7: Ga na of de vergoedingen en verstrekkingen onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen vallen.
Stap 8: Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer.
Stap 9: Bereken de vrije ruimte.
Stap 10: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing.

Wijzingen in de Werkkostenregeling per 1 januari 2015

  • De vrije ruimte wordt 1,2 procent van het fiscale loon.
  • Gereedschap, computers en smartphones zijn vrijgesteld als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
  • Korting op bedrijfsproducten is onder voorwaarden vrijgesteld.
  • Voor een aantal voorzieningen op de werkplek vervalt het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.
  • De eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte mag op concernniveau berekend worden. Stichtingen mogen de concernregeling gebruiken bij financiële, organisatorische en economische verwevenheid.
  • Toetsing mag eens per jaar plaatsvinden in plaats van per aangiftetijdvak.

Meer informatie?

Wilt u meer weten over de Werkkostenregeling? Kijk voor alle informatie op www.belastingdienst.nl/wkr.